![[Offre D'emploi] Assistant(e) administratif de formation H/F 1](https://www.greta-du-limousin.fr/content/uploads/2024/03/offre-demploi-assistante-administratif-de-formation-h-f-2-600x330.png)
Limoges (87)
Dans le cadre du développement de son offre de formation et en collaboration avec le lycée Suzanne Valadon, le Greta du Limousin recherche un Assistant(e) administratif de formation H/F pour l’institut de formation d’auxiliaire puériculture (IFAP).
Missions principales :
- Accueil physique et téléphonique des publics demandeurs.
- Traite les demandes transmises par mail.
- Orientation des publics sur l’offre de formation et sur les conditions d’accès.
- Organisation de la logistique liée aux réunions.
- Vérifie la conformité administrative des candidatures reçues.
- Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, saisit les éléments dans les outils internes ou externes si besoin assure leur suivi et archivage.
- Elabore et transmet les documents obligatoires liés au parcours du stagiaire (contrats de formation, conventions de formation, convocations, livret d’accueil stagiaires, attestations d’entrées et de sorties de formation , livret d’alternance par exemple).
- Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs et les stagiaires (Ordre de mission ponctuelle ,fiches d’émargements, attestation d’inscription…).
- Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs dans le respect des délais via les différentes plateformes informatiques et selon les procédures.
- Prépare et rédige les conventions de stage en entreprise.
- Saisit dans le logiciel dédié le planning de formation.
- Valide les plages de formation dans l’outil interne dans les délais impartis.
- Saisit les accidents de travail et/ou de trajet des stagiaires et envoi à la CPAM et/ou prescripteur.
- Participe aux opérations de logistique du dispositif.
- Assure la saisie des éléments financiers dans l’outil interne (conventionnement).
- Réalise la facturation selon les jalons de facturation.
Compétences et qualités :
- Respecter la confidentialité des informations et des documents.
- Savoir répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités de l’entité, évaluer les priorités et gérer les aléas.
- Maîtriser les logiciels de bureautique Word et Excel et s’adapter à l’utilisation de logiciels spécifiques.
- Savoir rendre compte.
- Sens de l’organisation.
- Réactivité.
- Bon relationnel, travail en équipe.
Pré-requis :
- Maîtrise de Word et Excel.
- Communication écrite : maîtrise rédactionnelle (orthographe et syntaxe) et aisance en communication orale.
Diplômes, titres : Bac professionnel, BTS Assistant Manager, DUT gestion administrative avec une expérience souhaitée dans le domaine administratif.
Type d’emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 9 mois
Salaire : Catégorie B avec reclassement selon la grille indiciaire + IFSE
Nombre d’heures : 17.50 par semaine
Programmation :
- Du lundi au vendredi
- Travail en journée
Formation : Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel – basé au lycée S. Valadon à Limoges
Date limite de candidature : 17/03/2024
Date de début prévue : 01/04/2024